重庆医科大学举办国际学术会议管理办法(试行)
发布时间:2014-07-17 浏览次数:

   为进一步规范我校举办国际学术会议的管理,优化我校举办国际学术会议的请示、办理程序,特制定本办法,请各单位对此项工作给予高度重视,严格执行。

       本办法所指的国际学术会议是指:凡是在我国境内(不含港、澳、台地区)举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(含港、澳、台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等
       一、国际学术会议受理部门及职责
       1.申办、举办国际会议的校内受理部门:科研处、外事处、保卫处。任何部门和个人未经批准不得以我校名义举办国际学术会议或邀请境外人士(含港、澳、台地区)参加在渝举办的国际学术会议以及小型国际交流会、专题讨论会等。
       2.职责:
       ①科研处负责国际学术会议的申报、审批及相关事务的管理;负责协调国家相关部门的各项报批程序及手续。
       ②外事处负责国际学术会议重庆市年度外事计划申请表的报批、参加国际学术会议的境外人员的审批以及其他相关手续的办理;负责协助来华专家的入境签证及相关事宜的办理。
       ③保卫处负责国际学术会议安全工作呈报表向上级安全部门的报送并做好会议举办地公安部门协调等相关事宜。
       二、办理程序
       1. 拟举办国际学术会议的主办单位,需按《重庆医科大学国际学术会议申报、审批及管理办法》(见附件一)的要求,向科研处提交申请报告和相关材料,在科研处指导下完善各项筹备工作。
       2.拟在渝举办国际学术会议的主办单位,需在每年年底填报次年《XXXX年度在渝举办国际会议计划表》(见附件二)并报科研处初审,初审通过后,由外事处向上级主管部门提出立项申请,获批准并完善相关手续。召开小型国际交流会、专题讨论会,可随时报批,但必须留有充分的办理时间。
       3.会议批件下达后,经上级主管部门批准后,主办单位需填写《重庆医科大学国际学术会议安全工作呈报表》(见附件三)并于会议举办前一周报送保卫处。
       4.会议批件下达后,如需通过外交部办理外宾来华签证手续及港、澳、台人士入境手续,主办单位需在会议举办前一个月向外事处提交与会外宾及港、澳、台人士名单(含英文姓名、护照号码/回乡证、台胞证号码),以便办理相关入境手续。
       5.举办国际学术会议的校内各主办单位需提前一个月按重医大〔2007128号关于下发《重庆医科大学外事活动管理办法》的通知精神,填写《重庆医科大学外事活动申报表》并报送外事处,由外事处上报相关主管部门对参会的境外人员进行审批。
       .学校受理国际学术会议的部门及联系方式
       科研处:电话:68485555        联系人:杨晓      传真:68485555           电邮:kyc2004@cqmu.edu.cn
       外事处:电话:68485041        联系人:张秘         传真:68486812          电邮:wsc@cqmu.edu.cn
       保卫处:电话:68485695        联系人:周自进       传真:68485199           电邮:bwc@cqmu.edu.cn
       本通知自发出之日起执行,原有文件、通知与本文不一致的,以本文为准。                                                                                                                                                       特此通知!      

   附件一:《重庆医科大学国际学术会议申报、审批及管理办法》.doc

   附件二:《XXXX年度在渝举办国际会议计划表》.jpg

   附件三:《重庆医科大学国际学术会议安全工作呈报表》.doc